Medlemspolicy om personuppgifter

Denna information omfattar alla de personuppgifter som du lämnar under ditt medlemskap och affärsförhållande med Södra. Informationen kan dock komma att kompletteras i samband med ingående av olika typer av avtal mellan Södra och dig som Medlem. 

Personuppgiftsansvarig

Södra Skogsägarna ekonomisk förening är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas om dig i samband med ditt medlemskap och affärsförhållande med Södra.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Södra hämtar i första hand in personuppgifter direkt från dig. Det gäller namn, personnummer, adress, epostadress, telefonnummer, fastighetsuppgifter, i förekommande fall även familjerättsliga dokument, såsom bouppteckningar och gåvobrev etc. som stödjer ägande till fastighet. Utöver detta samlar Södra även in relationsrelaterad information från dig, såsom vilka som ingår i din familj. Södra samlar även in särskilda uppgifter kopplat till förtroendeuppdrag. I Appen Skogsägare och på Min Skogsgård (inloggning via sodra.com ) kan vi även komma att behandla de foton och/eller filmer som du själv väljer att lagra där.

Gallring av Personuppgifter

Personuppgifterna behålls under hela tiden som ett medlemskap består. När ett medlemskap upphör sparas personuppgifterna så länge som krävs för att uppfylla de olika ändamål för vilka uppgifterna samlats in. Vi måste bl.a. behålla dina personuppgifter för att uppfylla lagenliga förpliktelser, samt även de åtaganden vi har gentemot dig som medlem, såsom att kunna hantera reklamationer och kvalitetsuppföljning m.m. Uppgifterna kommer dock sparas i maximalt 10 år efter ett medlemskap avslutats, eller ett affärsförhållande upphört. I undantagsfall kan vissa personuppgifter finnas kvar längre, t.ex. vissa ekonomiska uppgifter, uppgifter kopplade till potentiella miljö- eller föroreningsskador, uppgifter om förtroendevalda, eller uppgifter som är av allmänt intresse och behöver sparas för att tex. dokumentera Södras historia.

Varför samlar vi in personuppgifterna?

Södra behöver behandla dina personuppgifter för att fullgöra de förpliktelser som Södra har gentemot dig som medlem för att kunna administrera medlemskapet, men även för att kunna ge dig information kring Södras verksamhet, erbjudanden om nya produkter och tjänster kopplat till din skogsbruksverksamhet, skicka ut nyhetsbrev och inbjudan till olika aktiviteter m.m. Personuppgifterna kommer även att användas i Södras appar. Södra behöver även behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra sina åtaganden vid skogliga åtgärder såsom avverkningar, plantering, upprättande av skogsbruksplan m.m. Södra kan komma anpassa din information beroende på var i landet din fastighet är belägen, din ålder, storlek på fastighet etc. För att optimera användningen av de digitala kanalerna kan vi även samla in uppgifter om dig för att kunna anpassa kommunikationen till dina intressen. Vi kan även komma att samla in uppgifter från din dator, s.k. Cookies som tex. kan innefatta din e-postadress. Detta gör vi för att kunna ge dig riktade erbjudande som passar dina preferenser.

Du kan läsa mer om Cookies på: www.sodra.com/cookies/

Laglig grund

Södra behandlar dina personuppgifter för att fullfölja avtalet/avtalen. I de fall en behandling inte kan grunda sig på avtalet kan dina personuppgifter även behandlas genom en s.k. intresseavvägning. I dessa fall är Södras och eventuella tredje parters berättigade intresse för behandlingen att du som medlem ska få ett mer innehållsrikt medlemskap, vilket bland annat innefattar den behandling vi gör för att kunna skicka erbjudanden till dig som medlem och möjliggöra kundservice. Utöver detta sker behandlingen för intern kontroll, utveckling av Södras organisation, för att säkerställa kvalitativ administration av medlemskapet, samt som ett stöd för förtroendevalda. Personuppgifterna behandlas även på denna grund för att ta fram aggregerad statistik som används i Södras verksamhet, tex i kontakt med myndigheter, branschorganisationer och beslutsfattare. I statistiken finns dock inga namn eller andra personuppgifter, utan enbart i undantagsfall uppgifter som indirekt kan komma att anses som personuppgifter såsom fastighetsuppgifter av olika slag.

Personuppgifter behandlas även för att uppfylla rättsliga skyldigheter enligt lag, såsom bokföringslagen, skogsvårdslagen samt lag om ekonomiska föreningar.

Överföring av personuppgifter

Södra måste i vissa fall överföra dina personuppgifter till andra parter, såsom Skatteverket, Skogsstyrelsen, andra myndigheter eller bolag. Dina personuppgifter kan även komma att skickas vidare till dotterbolag inom Södrakoncernen, samt externa parter som hjälper oss med framtagning av statistik m.m.

Vid skogliga åtgärder såsom avverkningar m.m. skickas dina personuppgifter även vidare till entreprenörer, SDC, VMF, i vissa fall förtroendevalda, samt andra bolag. Personuppgifter kopplade till ditt medlemskap i Södra kan i begränsad omfattning även lämnas ut till samarbetspartners för att de för vår räkning ska kunna erbjuda dig tjänster kopplat till din skogsbruksverksamhet, såsom erbjudande om el-avtal eller drivmedel.

Därutöver kan även dina personuppgifter komma att överföras till olika leverantörer av IT-tjänster, såsom IT-support, statistik kring besök och inloggning på vår hemsida och appar, uppföljning och förbättring av användarupplevelsen och förvaltning av IT-system. Södra överför även dina personuppgifter till Södras bank/banker för att kunna genomföra utbetalningar till dig av utdelning, avverkningsnetto och vinstdelning på levererat virke m.m.

I de fall Södra överför dina uppgifter till externa parter för att de ska behandla personuppgifter för Södras räkning upprättas s.k. personuppgiftsbiträdesavtal. Det innebär att Södra avtalar med motparten kring hur behandlingen av dina personuppgifter får utföras.

Södra kommer som huvudregel enbart att överföra och behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall dina personuppgifter måste överföras till land utanför EU sker det i enlighet med de skyddsregler som framgår av gällande dataskyddslagstiftning, det innebär bl.a. att särskilda försiktighetsåtgärder vidtas, inkluderat en bedömning av det aktuella landets dataskyddslagstiftning.

Uppdatering av dina personuppgifter

Södra kommer att tillse att dina personuppgifter är uppdaterade. Det innebär att om du exempelvis flyttar ska du inte behöva anmäla det själv till Södra. För att kunna hålla dina uppgifter uppdaterade samkör vi dina personuppgifter gentemot olika centrala register, såsom FDS (fastighetsregistret) och SPAR (adressregister). Dessa register baseras på uppgifter från aktuella myndigheter, i dagsläget Lantmäteriet, respektive Skatteverket.

Din uppladdning av foton och filmer

Du ansvarar för att egen uppladdning av foton och film följer lagar, regler och god sed. Detta kan bl.a. innebära att du måste inhämta samtycke från personer som finns på foton och film, samt att du inte får publicera bilder som för den/de personer som finns på bilden kan anses vara kränkande.

Känsliga uppgifter

Södra har som rutin att inte inhämta känsliga personuppgifter, (exempelvis uppgifter om etnicitet hälsa, religion eller sexuell läggning). Vi föreslår att du inte lämnar känsliga personuppgifter i fritextfält eller dyl.
Säkerhet för dina personuppgifter Södra kommer att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att tillse att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt och för att begränsa och förhindra risken att dina personuppgifter hamnar i fel händer.

Dina Rättigheter

Du har enligt gällande dataskyddslagstiftning rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter. Vid upprepade eller ogrundade förfrågningar om registerutdrag eller rättning av detsamma, har vi rätt att antingen ta ut en administrativ avgift eller att avstå från att tillmötesgå begäran. En ansökan om registerutdrag eller begäran om rättelse ska innehålla personnummer och namn samt vara egenhändigt underskriven av den registrerade. Registerutdraget skickas endast till den registrerades folkbokföringsadress. Ansökan om registerutdrag eller begäran om rättelse skickas till Södra skogsägarna ekonomisk förening, Personuppgiftsansvarig, 351 89 VÄXJÖ.

• Du har rätt att invända mot behandlingen.
• Du kan begära att dina personuppgifter rättas.
• Du kan också i vissa fall begära att dina personuppgifter raderas, begränsas eller blockeras genom att kontakta Södra.
• Du har rätt till dataportabilitet av dina personuppgifter, det innebär att dina uppgifter ska kunna överföras till en annan personuppgiftsansvarig.
• Du kan också lämna klagomål om Södras hantering av dina personuppgifter direkt till tillsynsmyndigheten Datainspektionen (www.datainspektionen.se)
• Det kan dock finnas begränsningar i lag som påverkar dina rättigheter ovan.

Ändringar

Södra förbehåller sig rätten att ändra denna policy, bl.a. med anledning av ändringar i gällande dataskyddslagstiftning. Du kommer att få information om ändringar genom e-post, ändringar kommer även att publiceras på www.sodra.com.

Du kan även läsa mer om hur Södra behandlar dina personuppgifter i samband med att du besöker vår webbplats, se vår Integritetspolicy: www.sodra.com/gdpr

E-post: skogsagarsupport@sodra.com

Telefon: 0470-89100
Öppettider: Vardagar 08–12 och 13–16. Avvikelser i öppettider kan förekomma. 
Adress: Södra skogsägarna ekonomisk förening, Skogsägarsupporten 351 89 Växjö