Faktureringsrutiner

Krav på elektronisk faktura

Södras svenska verksamheter kräver från och med 2020-03-01 att leverantörsfakturor skickas elektroniskt, dvs efter detta datum tar Södra inte längre emot pappersfakturor. Elektroniska fakturor möjliggör en mer effektiv och säkrare hantering.

Krav på korrekt femställig fakturareferens

Södras beställare ska alltid uppge korrekt fakturareferens bestående av fem bokstäver samt eventuellt ordernummer vid beställning. Är referensen okänd ber vi er kontakta beställaren på Södra för mer information.

Referensen ska anges på första sidan i fakturans sidhuvud. Märk gärna med ”Er referens” eller motsvarande benämning så att referensen framgår tydligt.

Om referens saknas eller är felaktig kommer fakturan per automatik att returneras till er med krav om ny korrekt faktura samt uppdaterat fakturadatum och förfallodatum.

E-faktura

En e-faktura, eller EDI-faktura, är en faktura som ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren tills den tas emot och behandlas av mottagaren. En e-faktura är med andra ord elektronisk under hela sin livstid. Södra efterfrågar att ni som leverantör skickar era fakturor som e-fakturor. 

Fördelar med e-faktura:

• E-faktura är effektivt, enkelt och innebär en besparing i arbetstid för både den som skickar och tar emot fakturan.
• Lägre kostnad att skicka jämfört med pappersfakturor.
• E-faktura ger god spårbarhet.
• Ökad säkerhet i och med att eventuella fel kan upptäckas direkt.
• Fakturan anländer alltid korrekt till mottagaren.

Skicka e-faktura till Södra

Om ni redan har en lösning för att skicka e-faktura vänligen kontakta er tjänsteleverantör för att beställa routing. Har ni ingen lösning idag kan ni läsa mer under avsnittet E-fakturatjänster via Pagero AB nedan. 

När uppsättningen är klar på er sida meddelar ni oss vilken tjänsteleverantör ni använder på 73666340736f6472612e636f6d. 

Tjänsteleverantör för Södra: Pagero AB

E-faktura id: organisationsnummer för respektive Södra-företag, se listan nedan. Södra använder inte GLN-koder eller EAN-koder.

Om ni har möjlighet att skicka över er logga i gif-format lägger vi in den i vårt fakturahanteringssystem på era e-fakturor.

Ni får gärna skicka en ”testfaktura” i det skarpa flödet, fakturareferensen måste då vara TESTA. En testfaktura har samma krav som en skarp e-faktura. Meddela Södra Finance Center på 73666340736f6472612e636f6d, när ni skickat en testfaktura så att vi kan verifiera att den är korrekt.

E-fakturatjänster via Pagero AB

För att underlätta införandet av e-fakturor använder Södra sig av en samarbetspartner, Pagero AB. Pagero AB kan informera dig som leverantör till Södra om hur ni skapar elektroniska fakturor i ert affärssystem och hur fakturorna enkelt kan skickas till oss. Behöver ni information kring e-fakturor kan ni kontakta Pagero AB på +4610 457 68 30.

Med hjälp av Pagero AB finns det fyra olika sätt att skicka e-fakturor till Södra:

Pagero Server Connect: För leverantörer som har system för att skapa e-fakturor kan på ett enkelt sätt använda ”Pagero Server Connect” för att helautomatisera hela e-fakturaflödet. Passa för företag med stora årliga fakturavolymer.

Pagero Connect: För leverantörer som saknar system för e-fakturahantering kan skicka sina vanliga fakturor till en e-skrivare som skapar ett elektroniskt dokument, en e-faktura, som skickas till Pagero och sedan vidare till Södra. Pagero Connect passar för företag som har mellanstora årliga fakturavolymer.

Pagero Web Portal: För leverantörer som inte använder system anpassade för e-fakturor och inte har möjlighet att investera i ett sådant. Pagero Web Portal är en helt webbaserad tjänst där leverantören enkelt kan skapa och skicka e-fakturor direkt i webbrowsern. Det enda som behövs är inloggningsuppgifter till Pagero. Passar för företag med små fakturavolymer.

Pagero Free Web Portal: Södra erbjuder denna tjänst för leverantörer som skickar färre än 36 fakturor per år. De leverantörer som är intresserade av denna tjänst kan få mer information och registrera sig via följande länk: www.pagero.com/sodra. Vid registrering ska projektkod FreePortal_SÖD10512 anges. Efter registrering får leverantören ett mail med sina inloggningsuppgifter. Pagero Free Web Portal är en helt webbaserad tjänst där användaren enkelt kan skapa och skicka e-fakturor via ett webbgränssnitt. Passar för företag med mycket små fakturavolymer.

OBS! Ni som leverantör behöver inte ha Pagero AB som tjänsteleverantör för att kunna skicka e-fakturor till Södra.

Fakturor via E-post

Södra tar emot fakturor i PDF- och TIFF-format, förutsatt att ert avtal med oss inte anger något annat. En förutsättning är att det är en faktura per fil och en fil per faktura, det vill säga faktura och eventuell bilaga ska vara i samma fil. Det går däremot bra att ha flera fakturor i samma e-post såvida de finns i separata filer.

Har ni inte möjlighet att skicka fakturor via epost hänvisar vi er till Pagero Free Web Portal: www.pagero.com/sodra.  

Södras e-postadresser för leverantörsfakturor: